WEB会議・オンライン会議を上手にすすめるコツ７選
テレワークの浸透で私たちの暮らしにすっかり定着したWEB会議。人と直接会えなくても、手軽にコミュニケーションが取れてとても便利なツールですよね。
けれどその一方で、「長時間続いてしまって疲れる」「 カメラ映りが気になる 」「上手くリアクションできなくて、戸惑ってしまう」「相手の反応が乏しくて不安になることがある」など、対面での会議に比べて難しさを感じるという声もあります 。
直接会うよりも、効率的に時間を使うことができるだけに、今後も「ビデオ通話を使って仕事をする」習慣は残っていきそうですが、今回はスマートにかつストレスなく、オンライン会議をすすめるためのポイントをお伝えします。
1． WEB会議が対面よりも難しい理由
1）表情やボディーランゲージ、場の空気感が伝わりにくい
画面を通した対話では、相手の細かい表情が分かりにくく、体の一部しか見えないためにボディーランゲージも伝わりにくくなってしまいます。
言葉以外の意思伝達手段が効果的に使えないために、どうしても相手の意図が分かりにくく、不安を感じやすいのかもしれません。
2）会話の間やバランスが取りにくい
ビデオ通話でのやりとりは、通信状況によって、タイムラグや電波の中断が生じやすく、スムーズなやりとりが難しいという特徴があります。
そのために、他の人と言葉を発するタイミングが重なってしまったり、相手から返事がなかったり、ずっと同じの人ばかりが長い時間話し続けていたり･･･など、なんとなく居心地の悪い思いをしたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
3） 長時間になりやすい
終わりの時間を気にしなくて良い分、気がついたら何時間も続く会議になっていた･･･という経験はありませんか？
終わりが見えない状況で、拘束されることにストレスを感じる人は少なくありません。
また、対面での会話よりも、細かく神経を使うビデオ通話でのやりとりは、実は脳も体も疲れやすいそうです。
その後の予定にも配慮して、1時間前後を目安に切り上げるようにできたら、皆が無理なく参加できそうですね。
2．話し方のコツ
1）姿勢を正して、カメラの高さを目線の高さに近づける
プレゼンや取引先との商談の場合は、特に自分の姿を印象良く見せたいですし、信頼感や説得力を演出することも大切ですよね。
実は、印象良く、説得力があるように見せるポイントは「姿勢」にあります。
目線よりも低い位置にあるパソコン画面を見ようとすると、どうしても首を突き出して、背中を丸めてのぞき込むような姿勢になりがち。
こうすると、猫背になってしまうため、とても弱々しく自信がなさそうに見えてしまうのです。
信頼感や説得力を持たせるには、顔を画面から離し、すっと背筋を伸ばすことがポイント。そのためには、画面の高さをなるべく目線の高さに近づけてみましょう。
椅子の高さを下げたり、パソコンの下に箱を置いて「かさ増し」をすると、背筋を伸ばしたまま、キレイに画面の中に収まることができます。
2） なるべく「カメラ目線」で話す
パソコンやスマートフォンのカメラは、通常、画面の上部に設置されています。
このため、ビデオ通話の際に画面を見ながら話そうとすると、相手からは「目線を外して下を向いて話している」ように見えてしまいます。
そこで、自分が発言するときには、なるべく「画面ではなくカメラを見ながら話す」ようにしてみてはいかがでしょうか。
聞いている側から「しっかりと自分の方を見ながら話している」ように見えるだけで、話し手の熱意も伝わりやすくなり、好感を感じてもらいやすくなります。
目線については、実際の見え方の比較映像も交えて、YouTube動画でご紹介しています。ぜひ、ご覧ください！
3） 普段よりもゆっくりめの速度で話す
ビデオ通話は、タイムラグや雑音が発生しやすい環境のため、通常の会話よりも相手の声が聞こえづらいという特徴があります。
普段よりも少しゆっくりと、丁寧に話すようにするだけで、相手にとってはとても聞こえやすくなり、丁寧で誠実な印象を与えることができます。
3． 聞き方のコツ
1）普段よりゆっくりと大きく頷き、笑顔を交えて聞く
表情やボディーランゲージが伝わりにくいだけに、いつもよりも表情や体の動きを大きめにしてみましょう。
話を聞いているときに、いつもよりも口角を上げて、微笑む回数も増やすと、話し手もリラックスして発言を続けることができますし、場の空気自体も和やかになるでしょう。
また、ゆっくりと少し大きめに頷きながら話を聞いていると、「この人には、しっかりと話が伝わっているな」と話し手が安心できますので、ぜひ取り入れてみて下さいね。
2）会話のバランスを心がける
一人の人ばかりが話し続けていると、なんとなく居心地の悪い空気が漂ってしまいますし、なかには不満を感じている人もいるかもしれません。
特に少人数の会議の場合は、なるべく多くの参加者が バランス良く会話ができると、場の空気も和やかなものに変えることができます。
「同じ人ばかりが話しているな･･･」と感じたら、さりげなく、あまり発言をしていない人に「あなたは、どのようにお考えですか？」などと声をかけてみては？
ビジネスの場であっても、あたたかい調和をもたらすちょっとした気遣いができると、自分も他の参加者も気分良く過ごすことができそうですね。
4． 終わり方のコツ
1）あらかじめ終了時間を伝えておく
「一体、いつになったら終わるのかしら･･･」と思い煩いながら参加するのは、とてもストレスがかかるものですよね。
そこで、次に予定などがある場合は、参加できるデッドラインの大まかな目安ををあらかじめ冒頭で伝えておくと無難です。
こうしておけば、退出する際にあれこれと悩まなくても良いですし、決められた時間の間は集中して参加することができます。
また、自分が会議を主催する場合は、終了時間を冒頭で提示しておくとスマートです。やむを得ず延長する場合は、「予定のある方は退出していただいて結構です」とお伝えしたうえで、なるべく15分以内で収めるようにすることをおすすめします。
2）スマートな「途中抜け」のコツ
途中で抜ける旨を申し出ている場合には、「もう、こんな時間ですね。それでは、私はそろそろ･･･」とシンプルに切り出してみましょう。
その際に、他の方への感謝の気持ちと有意義な時間を過ごせたことへのお礼を忘れずに。
「有意義な時間をありがとうございました。」
「お忙しい中、お時間をいただき、ありがとうございました。」
「また、リアルでお会いできるのを楽しみにしています。」
など、ビジネスの場であっても、感謝の気持ちをしっかりと伝えることができれば、途中で退席しても、気を悪くされる心配はないのではないでしょうか。
おわりに： 「 WEB会議・オンライン会議 」でこそ、自分も周りも心地よく過ごせる工夫を！
いかがでしたでしょうか。実は直接会って話すよりも、意志を伝えるのが難しいWEB会議。
対面でのやりとりとの違いを知り、ほんのちょっとの工夫をすれば、きちんとコミュニケーションを取ることができます。
ビジネスを円滑に運ぶだけではなく、お互いに心地よくやり取りをすること ができる工夫ばかりですので、ぜひ試してみてくださいね。
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